1、实验室接收样品时，应仔细检查，确认并记录样品的以下信息：
a）名称（由客户命名）
b）类别（如自来水）
c）数量（如5袋、3瓶）
d）规格（如1kg/袋、500ml/瓶）
e）性状（如褐色粉末、黑色颗粒、无色液体）
f）运输条件（对运输条件有要求时
g）采样日期和时间（检测有时限要求时）除了采用文字描述，必要时实验室可通过影像如照片）记录样品的性状。
2、样品确认无误后应及时进行标识，标识内容包括
a）样品名称
b）样品的唯一性编号
c）样品状态（未检、待检、已检、留存）
确保样品在实验室期间保留样品标识及时更新样品状态。
3、样品接收方式
若客户为送样上门，实验室收样人员尽量与客户一起清点样品，确认无误后再签订委托合同。若样品不满足检测要求，或与客户声称情况不致，应在合同签订前向客户提出。
若与客户为远程签订合同，客户通过物流传送样品，收到样品发现异常情况应第一时间联系客户。实验室有义务向客户说明运输条件要求及样品的检测时限要求。
4、异常情况及处理
1）样品并非客户声称的类别/质量
如：客户要检测大米中镉含量，寄来的样品为袋大黄米。
实验室发现后应及时告知客户，确认是否为邮寄错误或客户理解/认知有误。
2）样品数量与声称不符
是否为客户忘带了，快递漏发，还是多个快递部分丢失。
3）样品量不够
如检测需要50ml，客户样品仅20ml。要向客户询问是否可补充样品，还是直接安排检测。若不补充样品，实验室应向客户说明样品量不足对检测结果带来的影响（如方法检出限增大、无法留样、无法进行重复性测试、无法进行样品加标等），并在报告中进行声明。
4）样品变质
如：食品样品，保存期较短，或包装破损，导致样品变质，应及时通知客户。包装破损时，即便无肉眼可见的变质，也需要通知客户。
5）样品采集后运输储存条件不符合要求
样品中有机物检测，要求4℃以下冷藏保存，客户常温带来或寄过来。实验室应向客户说明储存条件不符对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。
6）样品存放时间过久
如某些细菌检测，要求在采样后8小时内开始。客户样品采集至接收样品已到达或超过规定时限，应向客户说明超过时限后检测对检测结果带来的影响。若客户坚持继续检测，需在委托合同和检测报告中作出声明。
委托单审核
1）确认委托单的样品名称、类别、数量、规格、性状、散装预包装等是否和样品保持一致。
2）审核委托单位、委托方地址、生产单位、受检单位、联系人姓名、注册商标、生产日期/批号是否与客户提供一致。
3）审核检测项目是否符合这个产品所检测的项目，检测方法是否与检测项目一致，检测方法书写是否正确，是否现行，若有作废标准可告知客户替代标准。
4）确认客户要求的是委托单检测还是技术服务，若委托检测，则审核检测项目是否有资质，若无资质应及时对接客户是否分包。确认委托单委托单位和承检单位经办人是否签字盖章。
